Menghitung safety stock berarti menentukan jumlah cadangan bahan baku yang menutup lonjakan pemakaian dan keterlambatan kiriman supplier. Tanpa cadangan itu, tepung atau gula yang habis mendadak bisa menghentikan lini produksi, sedangkan cadangan berlebih menahan modal dan memenuhi gudang.
Pada bahan baku kering seperti tepung terigu dan gula, hasil hitungan masih perlu disesuaikan dengan masa simpan dan kapasitas gudang. Stok pengaman yang terlalu besar bisa kedaluwarsa atau menggumpal sebelum terpakai.
Artikel ini membahas data yang perlu disiapkan, tiga rumus yang umum dipakai, contoh hitungan untuk tepung terigu, dan penyesuaian khusus bahan kering.
Data yang Perlu Disiapkan Sebelum Menghitung Safety Stock
Hitungan safety stock membutuhkan empat data dari catatan produksi dan penerimaan barang, yaitu pemakaian harian, lead time, tingkat layanan, dan standar deviasi.
- Catat pemakaian harian rata-rata dan tertinggi dari catatan produksi atau pengeluaran gudang.
- Ukur lead time dari tanggal pemesanan sampai bahan lolos pemeriksaan dan siap dipakai, lalu bandingkan dengan jadwal kirim di kontrak supply bahan baku.
- Tetapkan tingkat layanan, misalnya 95 persen, yang berarti peluang stok tidak habis selama satu siklus pemesanan.
- Hitung standar deviasi (simpangan baku) pemakaian dan lead time untuk mengukur seberapa jauh angka harian menyimpang dari rata-rata.
Gunakan catatan yang cukup panjang untuk memuat periode sepi dan ramai, idealnya satu musim penuh.
Rumus Menghitung Safety Stock yang Umum Dipakai
Ada tiga rumus yang umum dipakai, dan pilihannya bergantung pada data yang sudah Anda catat. Cadangan hari cukup dengan pemakaian rata-rata, sedangkan rumus statistik membutuhkan standar deviasi dan tingkat layanan.
Cadangan Tetap Berdasarkan Jumlah Hari
Cadangan tetap cukup mengalikan jumlah hari cadangan dengan pemakaian harian rata-rata.
Safety stock = jumlah hari cadangan × pemakaian harian rata-rata
Patokan jumlah harinya adalah selisih antara lead time terlama dan lead time rata-rata dari supplier. Jika pemakaian stabil, hasilnya sama dengan rumus nilai maksimum di bawah.
Rumus Nilai Maksimum
Rumus nilai maksimum membandingkan kondisi terburuk dengan kondisi rata-rata, sehingga hanya membutuhkan nilai rata-rata dan nilai tertinggi.
Safety stock = (pemakaian harian maksimum × lead time maksimum) – (pemakaian harian rata-rata × lead time rata-rata)
Hasilnya cenderung besar karena rumus ini menganggap pemakaian tertinggi dan keterlambatan terlama terjadi pada waktu yang sama.
Rumus Statistik dengan Tingkat Layanan
Rumus statistik memakai standar deviasi untuk mengukur seberapa jauh pemakaian dan lead time biasanya menyimpang dari rata-rata.
Safety stock = Z × √(LT × σd² + d² × σLT²)
- Z: faktor tingkat layanan
- LT: lead time rata-rata (hari)
- σd: standar deviasi pemakaian harian
- d: pemakaian harian rata-rata
- σLT: standar deviasi lead time (hari)
Nilai Z mengikuti tingkat layanan yang Anda targetkan. Target yang lebih tinggi menghasilkan Z dan safety stock yang lebih besar.
Kajian persediaan tepung terigu di Layla Bakery Jember memakai Z sebesar 1,645 untuk tingkat layanan 95 persen, dan contoh di bawah membulatkannya menjadi 1,65.
Jika hanya pemakaian yang berfluktuasi, rumusnya menjadi Z × σd × √LT, dan jika hanya lead time yang berfluktuasi, rumusnya menjadi Z × σLT × d.
Memilih Rumus yang Sesuai dengan Data Anda
Tabel berikut merangkum data yang dibutuhkan dan kelemahan tiap rumus.
| Rumus | Data yang dibutuhkan | Cocok untuk | Kelemahan |
|---|---|---|---|
| Cadangan hari | Pemakaian harian rata-rata dan jumlah hari cadangan | Usaha yang baru mulai mencatat | Mengabaikan lonjakan pemakaian |
| Nilai maksimum | Pemakaian dan lead time, masing-masing rata-rata dan tertinggi | Bahan yang kehabisannya menghentikan produksi | Cadangan cenderung berlebih |
| Statistik | Rata-rata dan standar deviasi pemakaian dan lead time, serta tingkat layanan | Usaha dengan catatan satu musim penuh | Butuh data panjang dan hitungan lebih rumit |
Tabel ini menunjukkan bahwa data yang sudah Anda catat menentukan rumus yang bisa dipakai, bukan skala usaha. Mulailah dari rumus yang datanya sudah lengkap, lalu beralih ke rumus statistik setelah catatan mencakup satu musim penuh.
Contoh Menghitung Safety Stock Tepung Terigu
Misalkan sebuah bakery memakai rata-rata 40 kg tepung terigu per hari: tiga rumus di atas menghasilkan safety stock antara 103 kg dan 280 kg.
| Data | Nilai contoh |
|---|---|
| Pemakaian harian rata-rata | 40 kg |
| Pemakaian harian tertinggi | 60 kg |
| Standar deviasi pemakaian harian | 8 kg |
| Lead time rata-rata | 5 hari |
| Lead time terlama | 8 hari |
| Standar deviasi lead time | 1,5 hari |
| Tingkat layanan | 95 persen (Z = 1,65) |
| Isi satu karung tepung | 25 kg |
Safety stock menutup selisih antara kondisi rata-rata dan kondisi terburuk. Pada contoh ini, pemakaian bisa naik 20 kg dari rata-rata dan pengiriman bisa terlambat 3 hari.
Angka di tabel hanya ilustrasi. Ganti dengan catatan pemakaian dan penerimaan barang Anda.
- Hitung dengan cadangan hari: keterlambatan terlama adalah 3 hari (8 – 5), jadi 3 × 40 kg = 120 kg.
- Hitung dengan rumus nilai maksimum: (60 × 8) – (40 × 5) = 480 – 200 = 280 kg.
- Hitung dengan rumus statistik: 1,65 × √(5 × 8² + 40² × 1,5²) = 1,65 × √3.920 = sekitar 103 kg.
- Tentukan titik pemesanan ulang (reorder point), yaitu stok saat Anda harus memesan lagi, dengan menambahkan pemakaian selama lead time (40 × 5 = 200 kg) ke safety stock. Hasilnya 303 kg pada rumus statistik dan 480 kg pada rumus nilai maksimum.
Rumus nilai maksimum menghasilkan angka hampir tiga kali lipat dari rumus statistik. Rumus statistik lebih ramping karena menargetkan tingkat layanan 95 persen, sehingga peluang stok habis dalam satu siklus pemesanan tetap sekitar 5 persen.
Jika pengiriman supplier selalu tepat 5 hari, safety stock statistik turun menjadi sekitar 30 kg. Selisih dari 30 kg ke 103 kg berasal dari lead time yang tidak pasti, jadi jadwal kirim yang konsisten langsung memperkecil cadangan.
Menyesuaikan Safety Stock dengan Sifat Bahan Baku Kering
Hasil rumus perlu dicek terhadap empat batas praktis di gudang, yaitu satuan kemasan, masa simpan, kapasitas gudang, dan minimum pemesanan.
- Bulatkan hasil ke satuan kemasan. Pada contoh, 103 kg menjadi 5 karung berisi 25 kg, yaitu 125 kg.
- Cek masa simpan dengan membagi safety stock dengan pemakaian harian, yang pada contoh menghasilkan sekitar 3 hari cakupan. Angka itu harus jauh di bawah sisa masa simpan bahan saat tiba, dan sistem FEFO (first expired, first out) memastikan bahan dengan tanggal kedaluwarsa terdekat dipakai lebih dulu.
- Pastikan ruang penyimpanan gudang cukup menampung safety stock ditambah satu kali pesanan rutin. Jika tidak cukup, naikkan frekuensi pemesanan dan jangan menumpuk karung.
- Cek minimum pemesanan dari supplier. Jika minimum itu lebih besar dari kebutuhan, stok nyata di gudang akan melebihi hasil hitungan.
Bahan kering seperti tepung dan gula juga mudah menyerap uap air dari udara, sehingga cadangan yang lama tersimpan di gudang lembap bisa menggumpal atau rusak. Karena itu, kondisi gudang dan hasil rumus sama-sama menentukan batas atas safety stock.
Baca juga: SOP FIFO Bahan Baku Kering agar Stok Gudang Tidak Berantakan
Kapan Safety Stock Perlu Dihitung Ulang
Hitung ulang safety stock setiap kali pemakaian atau lead time berubah, dan jadwalkan peninjauan rutin sebelum musim ramai.
- Menjelang Lebaran atau Natal, pemakaian harian tertinggi bisa naik, jadi masukkan data musim itu ke rumus.
- Supplier atau rute pengiriman baru mengubah lead time dan ketepatan kirim.
- Resep atau menu baru mengubah jumlah bahan yang dipakai per produksi.
- Bahan yang sempat habis atau menumpuk menandakan hitungan sebelumnya meleset.
Baca juga: Supply Konsisten: Strategi Wajib bagi Katering Skala Besar
Kesimpulan
Menghitung safety stock bahan baku kering berarti memilih rumus yang sesuai dengan data pemakaian dan lead time yang sudah Anda catat. Cadangan hari dan rumus nilai maksimum cukup untuk memulai, sedangkan rumus statistik menghasilkan cadangan yang lebih ramping setelah catatan mencakup satu musim penuh.
Langkah pertama yang bisa Anda lakukan adalah mencatat pemakaian harian dan tanggal penerimaan bahan utama selama satu siklus musim. Setelah itu, cocokkan hasil hitungan dengan masa simpan dan kapasitas gudang.
FAQ
Apakah UMKM pangan perlu menghitung safety stock?
Perlu, terutama untuk bahan utama yang jika habis akan menghentikan produksi. UMKM dengan catatan terbatas bisa mulai dari rumus cadangan hari.
Berapa tingkat layanan yang sebaiknya dipilih?
Mulai dari 95 persen untuk bahan utama. Naikkan jika bahan itu tidak punya pengganti, dan turunkan jika mudah dibeli di pasar sekitar.
Apakah safety stock sama dengan buffer stock?
Dalam praktik, kedua istilah itu sering dipakai untuk hal yang sama, yaitu cadangan yang menutup ketidakpastian pemakaian dan pengiriman.
Bagaimana menghitung safety stock di Excel?
Gunakan AVERAGE untuk rata-rata dan STDEV.S untuk standar deviasi pemakaian dan lead time, lalu cari nilai Z dengan NORM.S.INV. Untuk tingkat layanan 95 persen, masukkan angka 0,95 ke fungsi NORM.S.INV, lalu tempatkan hasilnya di rumus statistik.
Produsen Tepung Telur Berkualitas
Accelist Pangan Nusantara adalah produsen tepung telur Indonesia yang berkomitmen menghadirkan bahan pangan berkualitas tinggi, bebas Salmonella, bersertifikat Halal, dan siap mendukung kebutuhan dapur komersial Anda.