Membangun hubungan jangka panjang dengan supplier berarti menjalin kerja sama yang berlanjut dari pesanan ke pesanan, dijaga lewat komunikasi terbuka dan pembayaran tepat waktu. Bagi usaha pangan, hubungan ini menentukan apakah bahan baku tetap datang sesuai spesifikasi saat pesanan sedang menumpuk.
Dalam studi pemilihan pemasok di Bursa, Turki, enam manajer dari enam perusahaan katering menilai kemampuan pemasok menangani masalah sebagai kriteria berbobot tertinggi (30%), sedangkan biaya hanya 9%.
Artikel ini membahas manfaat hubungan jangka panjang, cara memilih supplier, enam strategi menjaganya, langkah saat pengiriman terlambat atau bermasalah, dan satu contoh kasus nyata di industri pangan.
Mengapa Hubungan Jangka Panjang dengan Supplier Penting bagi Usaha Pangan?
Hubungan jangka panjang penting karena usaha pangan membutuhkan bahan baku dengan spesifikasi yang konsisten dari satu pengiriman ke pengiriman berikutnya. Supplier yang sudah mengenal kebutuhan Anda lebih mudah menjaga kesesuaian itu.
Pemasok yang mengetahui pola pesanan Anda dapat menyiapkan stok lebih awal, sehingga pesanan menjelang musim ramai lebih mudah dipenuhi.
Saat mutu bahan menyimpang, jalur komunikasi yang sudah ada mempercepat penelusuran penyebabnya, misalnya lewat nomor batch yang dicatat kedua pihak.
Mengganti supplier juga punya biaya tersembunyi. Bahan dari pemasok baru perlu diperiksa dokumennya dan diuji pada resep, sebab perbedaan kecil pada bahan dapat mengubah tekstur dan warna produk Anda.
Memilih Supplier yang Layak Dijadikan Mitra Jangka Panjang
Supplier yang layak dijadikan mitra jangka panjang menjaga mutu bahan tetap konsisten dan menanggapi keluhan dengan cepat. Bandingkan harga hanya di antara supplier yang sudah memenuhi syarat mutu dan keandalan.
| Kriteria | Yang diperiksa | Cara memeriksanya |
|---|---|---|
| Konsistensi mutu | Spesifikasi bahan sama dari satu batch ke batch berikutnya | Bandingkan sertifikat analisis (certificate of analysis atau COA) dan hasil pemeriksaan saat barang diterima |
| Kelengkapan dokumen | Legalitas usaha dan dokumen keamanan pangan yang masih berlaku | Minta dokumen sebelum kerja sama dimulai, lalu minta pembaruan saat masa berlakunya habis |
| Ketepatan pengiriman | Barang tiba sesuai tanggal dan jumlah yang dijanjikan | Catat tanggal janji dan tanggal tiba, lalu cocokkan jumlah yang diterima dengan pesanan |
| Respons saat ada masalah | Kecepatan supplier menjawab keluhan dan menawarkan solusi | Perhatikan tanggapan pada keluhan pertama, sekecil apa pun masalahnya |
Konsistensi mutu dan respons terhadap masalah sulit dinilai dari penawaran, jadi uji keduanya lewat pesanan percobaan sebelum menjanjikan volume besar.
Untuk kelengkapan dokumen, minta berkas sejak awal dan jadwalkan pembaruannya sebelum masa berlaku habis.
Baca juga: Dokumen HACCP yang Wajib Diminta dari Supplier, Ini Daftarnya
Strategi Membangun Hubungan Jangka Panjang dengan Supplier
Hubungan jangka panjang dengan supplier terbentuk dari kebiasaan kecil yang dijalankan konsisten, yaitu membayar tepat waktu dan berkomunikasi secara rutin.
Bayar Tepat Waktu dan Beri Kabar Lebih Awal Jika Terlambat
Pembayaran tepat waktu membangun kepercayaan karena arus kas supplier bergantung pada pembeli yang disiplin membayar. Jika pembayaran terancam terlambat, hubungi supplier sebelum jatuh tempo dan usulkan jadwal bayar baru.
Supplier lebih mudah memaklumi keterlambatan yang Anda umumkan sejak awal.
Tetapkan Satu Kontak dan Jadwal Komunikasi Rutin
Tunjuk satu orang di tim Anda sebagai kontak utama supplier, lalu minta supplier menunjuk kontaknya sendiri. Dengan jalur yang jelas, pesan penting tidak tercecer antara bagian pembelian dan gudang.
Sepakati juga cara dan jadwal pembaruan, misalnya supplier mengabari Anda pada hari barang berangkat dan Anda mengabari supplier saat barang diterima.
Bagikan Perkiraan Kebutuhan Sebelum Musim Ramai
Perkiraan kebutuhan membantu supplier menyiapkan stok dan kapasitas produksi sebelum pesanan menumpuk. Kirim perkiraan itu sebelum musim ramai usaha Anda, misalnya Lebaran bagi bakery atau musim pernikahan bagi katering.
Perkiraan boleh berubah. Beri tahu supplier secepatnya saat angkanya bergeser, agar mereka bisa menyesuaikan produksi.
Sampaikan Masalah dengan Data dan Beri Umpan Balik Berkala
Saat bahan bermasalah, lampirkan nomor batch dan foto kondisi barang pada keluhan pertama. Data seperti ini memungkinkan supplier menelusuri penyebabnya, sedangkan keluhan tanpa data sulit ditindaklanjuti.
Sampaikan juga umpan balik saat mutu sesuai harapan. Dengan begitu supplier mengetahui standar yang perlu dipertahankan.
Kunjungi Fasilitas Supplier dan Bertemu Langsung
Kunjungan ke gudang atau pabrik supplier memperlihatkan kondisi penyimpanan dan proses produksi yang tidak terbaca dari dokumen.
Jika kontrak Anda memuat hak audit, supplier sudah menyetujui kunjungan semacam ini sejak awal. Jadwalkan kunjungan sebelum kontrak diperbarui, lalu bahas kendala kedua pihak dalam pertemuan yang sama.
Negosiasi Harga dengan Imbal Balik yang Jelas
Negosiasi harga berjalan lebih lancar jika Anda menawarkan imbal balik, misalnya komitmen volume atau jadwal pesanan yang teratur.
Pisahkan pertemuan harga dari pertemuan evaluasi kinerja, supaya supplier tidak merasa penilaian mutu dipakai untuk menekan harga. Tuangkan hasil kesepakatan ke dalam kontrak supply agar kedua pihak merujuk pada angka yang sama.
Cara Menjaga Hubungan Saat Terjadi Keterlambatan atau Masalah
- Hubungi supplier segera setelah keterlambatan atau penyimpangan mutu diketahui, lalu tanyakan penyebabnya dan perkiraan waktu pemulihan.
- Bedakan kejadian satu kali dari masalah berulang. Masalah berulang memerlukan rencana perbaikan dengan tenggat.
- Cari solusi sementara bersama supplier, misalnya pengiriman bertahap atau bahan pengganti setara yang sudah Anda uji di resep.
- Siapkan safety stock untuk bahan yang menghentikan produksi jika terlambat datang, supaya Anda punya waktu menyelesaikan masalah tanpa terburu-buru.
- Pisahkan pesanan yang bermasalah dari pesanan lain, dan bayar pesanan yang sudah memenuhi syarat sesuai jatuh tempo.
- Catat kesepakatan penyelesaian secara tertulis, termasuk tenggat perbaikan, lalu cek hasilnya pada tanggal tersebut.
- Setelah masalah selesai, hargai respons supplier yang cepat dan bahas kejadiannya pada pertemuan berikutnya.
Baca juga: Supply Konsisten: Strategi Wajib bagi Katering Skala Besar
Contoh Penerapan: Kemitraan Nestlé Indonesia dengan Petani Kopi Lampung
Kemitraan Nestlé Indonesia dengan petani kopi di Tanggamus dan Lampung Barat menjadi contoh hubungan jangka panjang antara produsen pangan dan pemasok bahan bakunya. Pada 2016, Bisnis.com melaporkan bahwa kemitraan itu dimulai pada 1994 dan menjangkau sekitar 20.000 petani, dengan 18.777 di antaranya telah memperoleh validasi 4C, standar kopi berkelanjutan.
Pada 2021, kemitraan itu masih berjalan, dan Bisnis.com menulis bahwa tim pendamping petani Nestlé (AgriService) memberi pelatihan praktik pertanian yang baik untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas biji kopi.
Bagi usaha pangan yang lebih kecil, pelajarannya adalah membantu pemasok memenuhi standar mutu Anda, misalnya dengan menjelaskan spesifikasi bahan dan membagikan hasil pemeriksaan saat barang diterima.
Kesimpulan
Membangun hubungan jangka panjang dengan supplier dimulai dari memilih mitra yang mutunya konsisten dan responsif. Hubungan itu terjaga lewat pembayaran tepat waktu dan sikap terbuka saat pengiriman terlambat atau bermasalah.
Langkah pertama yang bisa Anda lakukan adalah mendata bahan yang menghentikan produksi jika terlambat datang, lalu menyepakati jadwal kirim dan cara melaporkan masalah dengan supplier bahan tersebut.
FAQ
Apa itu supplier relationship management (SRM)?
Supplier relationship management (SRM) adalah pendekatan terstruktur untuk mengelola hubungan dengan pemasok, yang mencakup seleksi pemasok dan evaluasi kinerjanya secara berkala. Usaha kecil dapat menerapkannya secara sederhana dengan daftar pemasok dan catatan kinerja.
Kapan sebaiknya mengganti supplier?
Pertimbangkan mengganti supplier jika masalah mutu atau keterlambatan terus berulang setelah Anda menyampaikannya dengan data dan memberi kesempatan memperbaiki. Pastikan pemasok pengganti sudah lolos pemeriksaan dokumen dan uji bahan sebelum produksi bergantung padanya.
Bisakah usaha kecil dengan volume pesanan kecil membangun hubungan jangka panjang dengan supplier?
Bisa. Kafe atau toko roti kecil pun dapat membangun kepercayaan lewat pembayaran tepat waktu dan jadwal pesanan yang teratur, berapa pun volumenya.
Berapa lama hubungan jangka panjang dengan supplier terbentuk?
Tidak ada patokan baku, karena kepercayaan terbentuk dari rekam jejak pengiriman dan pembayaran yang berulang. Tandanya, supplier mulai memberi kabar lebih awal saat stok atau jadwal kirim berubah.
Produsen Tepung Telur Berkualitas
Accelist Pangan Nusantara adalah produsen tepung telur Indonesia yang berkomitmen menghadirkan bahan pangan berkualitas tinggi, bebas Salmonella, bersertifikat Halal, dan siap mendukung kebutuhan dapur komersial Anda.